I. DEL RESPONSABLE DE TRATAMIENTO DE DATOS Y SU IDENTIFICACIÓN

TRUJILLO SERRANO & CÍA. S. EN C., es una sociedad cuya actividad principal es la construcción de edificios residenciales, en desarrollo de su objeto social tiene relaciones contractuales con clientes, proveedores y trabajadores; en virtud de ello, conoce información personal de los individuos anteriormente señalados y también puede llegar a conocer información personal de contacto de personas que no son sus clientes pero que podrían llegar a serlo con ocasión al interés por nuestros productos y servicios; en este caso la empresa actuará de acuerdo con lo establecido en la Ley General.

TRUJILLO SERRANO & CÍA. S. EN C., es respetuosa de los datos personales de los Titulares, por ello buscará informar de manera suficiente a las personas sobre los derechos que tienen en su calidad de titulares de la información. Los datos de niños, niñas y adolescentes que sean recopilados por TRUJILLO SERRANO & CÍA. S. EN C., serán únicamente los pertinentes y adecuados para el desarrollo del contrato suscrito. TRUJILLO SERRANO & CÍA. S. EN C., pondrá a disposición de los titulares de datos personales los canales y medios necesarios para que puedan ejercer sus derechos.

TRUJILLO SERRANO & CÍA S. EN C., identificada con NIT. 890.330.656-6, con domicilio en la ciudad de Pasto, con oficina principal en la Calle 13 No. 46-05, correo electrónico
tsycia@gmail.com, teléfono 7376695, página web www.trujilloserrano.com. La dependencia responsable de la atención de consultas y reclamos ante la cual el titular de derechos personales puede ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir el dato, así como revocar su autorización, es la Gerencia.

II. OBJETO

La presente Política de Tratamiento de Datos Personales tiene por objeto la protección de la intimidad personal acorde con los postulados constitucionales, mediante la adopción de instrumentos y controles que le permitan a TRUJILLO SERRANO & CÍA S. EN C., dar un tratamiento adecuado y proteger los datos personales.
En este documento se establecen los términos, condiciones y finalidades bajo las cuales TRUJILLO SERRANO & CÍA S. EN C., en su calidad de responsable del Tratamiento de los Datos Personales lleva a cabo dicho proceso; para ello se ha puesto a disposición del titular en nuestra oficina y en la página web www.trujilloserrano.com, la presente política, así como el Aviso de Privacidad de que trata e Decreto 1377 de 2013. En consecuencia, el Titular de Datos Personales entregará su información de manera voluntaria y al momento de impartir su autorización de tratamiento, manifiesta que ha leído y se encuentra conforme con las políticas que se establecen en este documento.

TRUJILLO SERRANO & CÍA S. EN C., se encarga directamente del tratamiento de datos personales; sin embargo, podrá delegar en un encargado dicho tratamiento, en cuyo caso, tal encargado del tratamiento deberá cumplir con las obligaciones a su cargo, conforme a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la reglamente, modifiquen o deroguen, así como con la Política de Tratamiento de Datos que el presente documento se establece.

III. ÁMBITO DE APLICACIÓN Y ALCANCE

La Política se aplicará a las bases de datos administradas por TRUJILLO SERRANO & CÍA. S. EN C., o que sean susceptibles de ser conocidas por ésta en virtud de las relaciones comerciales, alianzas, convenios o eventos publicitarios, actuando como responsable o encargado, según sea el caso de acuerdo con el caso particular.

Esta política se extiende a todos los funcionarios de la empresa, quienes serán capacitados en cuanto a la normatividad legal vigente y las medidas adoptadas por la empresa para asegurar la efectiva administración de datos personales. De igual manera se les exigirá el cumplimiento de esta política a los encargados, aliados comerciales, proveedores y contratistas de la empresa, en caso de que tengan acceso a datos personales suministrados por la empresa en desarrollo del objeto social.

IV. DEFINICIONES

De acuerdo con lo dispuesto en el artículo 3 de la Ley 1581 de 2012, se adoptan las siguientes definiciones:

a) Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales;

b) Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento;

c) Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables;

d) Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del Tratamiento;

e) Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos;

f) Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento;

g) Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión

V. PRINCIPIOS

La presente política contiene y desarrolla los principios establecidos en el artículo 4 de la Ley 1581 de 2012:
a) Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos: El Tratamiento a que se refiere la presente ley es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen;

b) Principio de finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular;

c) Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento;

d) Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error;

e) Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan;

f) Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la presente ley y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la presente ley; Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la presente ley;

g) Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento a que se refiere la presente ley, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

h) Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la presente ley y en los términos de la misma.

VI. DERECHOS DEL TITULAR DE LOS DATOS PERSONALES

Son derechos de los titulares de datos personales los previstos en la Constitución Política de Colombia, en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2012, especialmente:
a) Conocer, actualizar, rectificar los datos personales frente TRUJILLO SERRANO & CÍA S. EN C., o frente a los encargados del tratamiento, bajo los términos de la citada ley.

b) Solicitar prueba de autorización otorgada a TRUJILLO SERRANO & CÍA S. EN C., salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento, de conformidad con lo previsto en artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.

c) Ser informado por TRUJILLO SERRANO & CÍA S. EN C., previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.

d) Presentar a la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la citada ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.

e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el tratamiento TRUJILLO SERRANO & CÍA S. EN C., o el encargado del tratamiento ha incurrido en conductas contrarias a la Ley 1581 de 2012 y a la constitución.

f) Acceder de forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

VII. IDENTIFICACIÓN DE LAS BASES DE DATOS DE LA EMPRESA Y SU FINALIDAD

TRUJILLO SERRANO & CÍA. S. EN C., cuenta actualmente con las siguientes bases de datos: Proveedores, Socios, Empleados y Clientes, en virtud de la autorización previamente impartida por el titular del dato personal para el correspondiente tratamiento por parte de la empresa y en consecuencia se la faculta para recolectar, transferir, almacenar, usar, circular, suprimir, compartir, actualizar y transmitir el respectivo dato personal con la siguiente finalidad:
a) Para el tratamiento de los datos de contacto (direcciones de correo físico, electrónico y teléfono), suministrados a TRUJILLO SERRANO & CÍA. S. EN C., en virtud al vínculo contractual que exista o llegare a existir entre el titular y la empresa en su calidad de responsable del tratamiento de datos personales.

b) Para la atención de solicitudes, quejas y reclamos.

c) Efectuar encuestas de satisfacción respecto de los servicios prestados por TRUJILLO SERRANO & CÍA S. EN C.

d) Adelantar actividades de promoción de los servicios prestados por TRUJILLO SERRANO & CÍA S. EN C., en desarrollo de su objeto social y en general todas aquellas actividades asociadas con la relación comercial o vínculo contractual existente entre el titular y TRUJILLO SERRANO & CÍA S. EN C., o el que llegare a existir.

e) Suministrar información de contacto y documentos pertinentes a la fuerza comercial a través de la cual TRUJILLO SERRANO & CÍA S. EN C., lleva a cabo la comercialización de sus servicios.

f) Dar a conocer, transferir y/o trasmitir los datos personales del titular para la ejecución del objeto contractual, a encargados de datos personales, autoridades administrativas y judiciales en cumplimiento de la normatividad vigente aplicable a TRUJILLO SERRANO & CÍA S. EN C., según corresponda.

g) En lo que corresponde a los titulares que ostenten la calidad de empleados de TRUJILLO SERRANO & CÍA S. EN C., además para (i) Consultar a cualquier médico, hospital, compañía de seguros, compañía de medicina prepagada, entidad promotora de salud, administradora de riesgos laborales o administradora de fondo de pensiones, con el fin de adelantar tramites de afiliación al sistema general de seguridad social, reportar accidentes laborales, tramitar el pago de incapacidades y en general todas aquellas actividades que se deriven directamente de la relación laboral o de servicios. (ii) Realizar los trámites que se requieran para surtir el proceso de selección, vinculación y desvinculación de TRUJILLO SERRANO & CÍA S. EN C., bien sea internamente o a través de terceros contratados por la empresa, para estos efectos, tales como estudios de seguridad, laboratorios médicos, entre otros. (iii) Evaluar el perfil de los candidatos a empleados de TRUJILLO SERRANO & CÍA S. EN C. (iv) Suministrar información sobre actividades promovidas por la empresa. (v) En caso de ser requerido, suministrar a la autoridad competente la información contenida en la base de datos de empleados y exempleados. (vi) Suministrar información necesaria para efecto del manejo de nómina y pago de aportes al sistema general de seguridad social. (vii) Confirmación de referencias laborales. (viii) Crear base de datos para los fines descritos en la presente política.
En el evento que los datos personales respecto de los cuales se solicita la autorización de tratamiento, correspondan a origen racial, étnico, orientación política, convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promuevan intereses de cualquier partido político, o que garanticen los derecho y garantías de los partidos políticos de oposición, los relativos a la salud, a la vida sexual y datos biométricos, el titular no está obligado a impartir dicha autorización.

VIII. PROCEDIMIENTOS PARA QUE LOS TITULARES PUEDAN EJERCER SUS DERECHOS

Para el ejercicio de los mencionados derechos ante TRUJILLO SERRANO & CÍA S. EN C., en lo que corresponda, el titular del dato personal debe tener en cuenta lo siguiente:
a) Para obtener prueba de la autorización otorgada a TRUJILLO SERRANO & CÍA S. EN C., para el tratamiento, o para ser informado respecto del uso dado por TRUJILLO SERRANO & CÍA S. EN C., a los datos personales o para acceder a los datos personales que han sido objeto del tratamiento, el titular deberá radicar ante las oficinas de TRUJILLO SERRANO & CÍA S. EN C., ubicadas en la Calle 13 No. 46-05, en la ciudad de Pasto – Nariño o a través del correo electrónico tsycia@gmail.com, una comunicación suscrita por el titular en la que se indique lo siguiente: (i) Nombre completo del titular y su número de identificación, la descripción de la solicitud, la dirección para notificaciones y el teléfono de contacto.

La solicitud será atendida y respondida por TRUJILLO SERRANO & CÍA S. EN C., en un término de quince (15) días hábiles, contado a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender la solicitud dentro de dicho término, se le informará al interesado los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá la solicitud, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al primer vencimiento.

b) Para presentar una solicitud de corrección, actualización o supresión de datos, o para presentar reclamo por presunto incumplimiento de los deberes de TRUJILLO SERRANO & CÍA S. EN C., relacionado con la protección de datos conforme a lo previsto en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2012, el titular podrá presentar el respectivo reclamo o solicitud a TRUJILLO SERRANO & CÍA S. EN C., de acuerdo con el siguiente procedimiento:
El titular deberá radicar ante las oficinas de TRUJILLO SERRANO & CÍA S. EN C., ubicadas en la Calle 13 No. 46-05, en la ciudad de Pasto – Nariño o a través del correo electrónico tsycia@gmail.com, una comunicación suscrita por el titular en la cual se indique: (i) Nombre completo del titular y su número de identificación, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección para notificaciones y el teléfono de contacto y acompañado con los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el titular presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
En caso de que TRUJILLO SERRANO & CÍA S. EN C., no sea competente para resolver un reclamo radicado en sus oficinas, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al titular.
La reclamación será atendida y respondida por TRUJILLO SERRANO & CÍA S. EN C., en un término de quince (15) días hábiles, contado a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender la solicitud dentro de dicho término, se le informará al interesado los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá la solicitud, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al primer vencimiento.

IX. MEDIDAS DE SEGURIDAD EN EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

TRUJILLO SERRANO & CÍA S. EN C., ha regulado internamente la seguridad de la información, con el fin de garantizar el cumplimiento de los requisitos sobre la materia en particular, la adecuada conservación, el acceso autorizado, la recuperación de documentos, etc. Para ello ha implementado un manual de procedimiento para garantizar la seguridad de la información.

X. MODIFICACIONES A LA POLITICA DE TRATAMIENTO DE DATOS

TRUJILLO SERRANO & CÍA S. EN C., podrá en cualquier momento, realizar modificaciones a sus políticas y procedimientos de tratamiento de datos personales. Sin embargo, tales modificaciones, en la medida que correspondan a cambios sustanciales, antes de su implementación, serán publicadas en la página web www.trujilloserrano.com.
La política de tratamiento de datos personales de TRUJILLO SERRANO & CÍA S. EN C., en los términos y condiciones de este documento fue creada el 22 de diciembre de 2016 y tiene vigencia desde el 1° de enero de 2017, última modificación realizada el 5 de abril de 2022.

AUTORIZACIÓN PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

Dando cumplimiento a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, “Por el cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales” y de conformidad con lo señalado en el Decreto 1377 de 2013, con la firma de este documento manifiesto que he sido informado por TRUJILLO SERRANO & CÍA S. EN C., que en su calidad de responsable del tratamiento, podrá recolectar, almacenar, usar, transferir, circular, suprimir, compartir, actualizar y transmitir de acuerdo con el procedimiento para el tratamiento de datos personales en procura de cumplir con las siguientes finalidades:

• Adelantar los análisis, evaluaciones y gestiones necesarios para el inicio, desarrollo o culminación de cualquier relación contractual que surja o pueda surgir con TRUJILLO SERRANO & CÍA S. EN C., así como dar cumplimiento a la normatividad aplicable vigente y a las órdenes impartidas por autoridades administrativas o judiciales.
• Para la atención de solicitudes, quejas y reclamos.
• Efectuar encuestas de satisfacción respecto de los servicios prestados por TRUJILLO SERRANO & CÍA S. EN C.
• Suministrar a las asociaciones gremiales a las cuales pertenezca TRUJILLO SERRANO & CÍA S. EN C., los datos personales necesarios para la realización de estudios y en general la administración de sistemas de información del sector al cual corresponde la empresa.
• Adelantar actividades de promoción de los servicios prestados por TRUJILLO SERRANO & CÍA S. EN C., en desarrollo de su objeto social y en general todas aquellas actividades asociadas con la relación comercial o vínculo contractual existente entre el titular y TRUJILLO SERRANO & CÍA S. EN C., o el que llegare a existir.
• Suministrar información de contacto y documentos pertinentes a la fuerza comercial a través de la cual TRUJILLO SERRANO & CÍA S. EN C., lleva a cabo la comercialización de sus servicios.
• Acceder y consultar los datos personales del titular que reposen o estén contenidos en bases de datos o archivos de cualquier entidad pública o privada a nivel nacional.
• Los datos personales recolectados a través de los esquemas de acceso y seguridad previstos en las instalaciones de TRUJILLO SERRANO & CÍA S. EN C., así como, los datos personales tomados de los documentos suministrados por el titular al momento de ingresar a las instalaciones donde funcionan las oficinas de la empresa y los obtenidos de las videograbaciones que se realizan dentro y/o fuera de dichas instalaciones, las cuales se utilizarán para fines de seguridad y vigilancia de las personas, los bienes e instalaciones, podrán ser utilizados como prueba en cualquier tipo de proceso.

Manifiesto que me informaron que en caso de recolección de mi información sensible, tengo derecho a contestar o no las preguntas que me formulen y a entregar o no los datos solicitados. Entiendo que son datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación
DERECHOS DEL TITULAR: Sus derechos como titular del dato son los previstos en la Constitución y en la Ley 1581 de 2012, especialmente los siguientes:
a) Acceder en forma gratuita a los datos proporcionados que hayan sido objeto de tratamiento. b) Solicitar la actualización y rectificación de su información frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o a aquellos cuyo tratamiento esté prohibido o no haya sido autorizado. c) Solicitar prueba de la autorización otorgada. d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) quejas por infracciones a lo dispuesto en la normatividad vigente. e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato, a menos que exista un deber legal o contractual que haga imperativo conservar la información. f) Abstenerse de responder las preguntas sobre datos sensibles o sobre datos de las niñas y niños y adolescentes.
Estos derechos los podré ejercer a través de los canales o medios dispuestos por TRUJILLO SERRANO & CÍA S. EN C., para la atención al público, en el correo electrónico tsycia@gmail.com y en la oficina de atención al cliente ubicada en la Calle 13 No. 46-05, disponibles de lunes a sábado de 8:00 a.m. a 5:00 p.m., para la atención de requerimientos relacionados con el tratamiento de mis datos personales y el ejercicio de los derechos mencionados en esta autorización.
Por todo lo anterior, he otorgado mi consentimiento a TRUJILLO SERRANO & CÍA S. EN C., para que trate mi información personal de acuerdo con la Política de Tratamiento de Datos Personales dispuesta por la sociedad en la página web www.trujilloserrano.com y que me dio a conocer antes de recolectar mis datos personales. Manifiesto que la presente autorización me fue solicitada y puesta de presente antes de entregar mis datos y que la suscribo de forma libre y voluntaria una vez leída en su totalidad.